Archivo

La Aplicación de Archivo le permite tener un manejo Óptimo del espacio y un control eficiente del archivo o archivos de su empresa. Dentro de las caracterí­sticas con que cuenta el sistema podemos encontrar:

  • Manejo de la información básica de cada documento a archivar
  • Definición de las salas de archivo por parte del Usuario
  • Definición de los diferentes tipos de Archivo por parte del usuario
  • Definición de los diferentes medios de almacenamiento por parte del usuario
  • Definición de los diferentes tipos de documento a archivar por parte del usuario
  • Definición de la Retención (vida útil, destino de salida) de documentos por Tipo
    de Documento

  • Definición de los parámetros de Ubicación por Sala de archivo y Tipo de Archivo
  • Asignación automática del número de radicación
  • Asignación automática de la Signatura topográfica de acuerdo a los parámetros de ubicación y teniendo en cuenta las holguras superior e inferior
  • Impresión de etiquetas de archivo desde la radicación o por lotes
  • Control de Prestamos y de Devolución de documentos
  • Proceso de determinación de vida útil cumplida para salida del archivo

Algunos de los reportes con que cuenta el sistema son:

  • Relación de documentos por sala de Archivo
  • Relación de Documentos por dependencia
  • Listado de Documentos en Préstamo
  • Listado de Morosos
  • Consulta general de Documentos
  • Espacio disponible
  • Estadísticas de documentos

 

Además de los listados descritos el sistema cuenta con un generador de reportes por medio del cual Ud. puede obtener los listados que necesite ya sea por Pantalla, Impresora o Archivo.

A continuación presentamos una descripción breve de cada una de estas aplicaciones:

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