Avanza la implementación de la nómina electrónica en Colombia y adelanto de la prima de Navidad para el sector público

El pasado viernes 30 de julio la DIAN expidió la resolución No. 000063, un documento de carácter normativo que define aspectos relacionados con el nuevo calendario de implementación, el documento equivalente, el documento soporte de nómina electrónica, etc.

De acuerdo con el calendario definido por la DIAN, a la fecha se ha implementado la nómina electrónica para los grupos 1, que corresponde a empresas de más de 250 empleados, el grupo 2, que corresponde a empresas entre 101 y 250 empleados y el grupo 3, que corresponde a empresas entre 11 y 100 empleados. El 1 de diciembre inicia la implementación para el grupo 4, que corresponde a empresas entre 1 y 10 empleados.

¿Qué elementos debe contener el documento de soporte de pago de Nómina Electrónica?

  • Debe estar denominado expresamente como documento de soporte de pago de nómina electrónica.
  • Apellidos y nombres o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT.
  • Apellidos, nombres y número de identificación del beneficiario.
  • El Código Único de Documento de Soporte de Pago de Nómina Electrónica – CUNE.
  • Llevar el número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina, conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica”.
  • Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica”.
  • El valor total de la diferencia, que corresponde al valor total devengado de nómina electrónica, menos el valor total de deducidos de nómina.
  • El contenido del el “Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica” establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata dicho artículo.
  • El medio de pago que el sujeto de que trata el artículo 4 de dicha resolución utiliza, para hacer entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario de pago, conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica”.
  • Fecha y hora de generación.
  • La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de la presente resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación, así como el elemento para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
  • Apellidos y nombres o razón social y Número de Identificación Tributaria NIT, del fabricante de software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas.

Conceptos y definiciones:

  • Anexo técnico: es un documento, elaborado por la DIAN, que contiene la descripción de las características, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación, disposición del documento de pago de la Nómina Electrónica y las notas de ajuste del citado documento.
  • Beneficiarios del pago: Se entiende como beneficiario a las personas naturales vinculadas mediante una relación laboral, legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con esta actividad.
  • Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y descontables en el impuesto sobre las ventas – IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total, diferencia de estos.
  • Nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Son documentos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento de soporte de pago de la nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido y que el sujeto obligado deberá corregir, cumpliendo con los términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la DIAN.
  • Sujeto obligado a generar, transmitir y validar el documento de soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Los sujetos obligados a generar, transmitir y validar el documento de soporte de pago de la nómina y los ajustes del citado documento, son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.

 

Representación gráfica del soporte de pago de nómina electrónica

¿Cuál es el calendario de implementación?

¿Cuál es el proceso para implementar la Nómina Electrónica?

  1. Implementar la Nómina Electrónica es un proceso que consta de 4 pasos; generación, transmisión, validación y publicación.
  2. Generación: Adecuar el software de Nómina
  3. Transmisión: Contratar el servicio de Nómina Electrónica con un operador autorizado.
  4. Validación: En la plataforma de la DIAN.
  5. Publicación: Representación gráfica del soporte de pago de Nómina Electrónica:
 

Por otra parte, el Gobierno Nacional, en cabeza de Iván Duque, Presidente de la República, definió que se adelantará la prima de Navidad para los trabajadores del sector público, mediante el decreto de MinHacienda No. 1485 de 2021, lo anterior con el objetivo de permitir que estos funcionarios puedan participar en el tercer día sin IVA, que se llevará a cabo en el 3 de diciembre del año en curso.

En ese orden de ideas, el dinero, que corresponde a la prima de navidad, no se pagará en diciembre, como normalmente ocurre, sino que se desembolsará en noviembre. La decisión cobija a los trabajadores de las entidades públicas del orden nacional y les permite a las entidades territoriales acogerse al decreto para hacer lo mismo con sus colaboradores y ello hace parte de las múltiples estrategias del Gobierno Nacional para acelerar la reactivación económica, en el marco de la coyuntura actual.

Estos cambios generan múltiples retos desde el punto de vista financiero y administrativo; en Novasoft somos conscientes del impacto que ello genera en las organizaciones.

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