El pasado 30 de diciembre de 2021, la DIAN emitió la resolución No. 0167, un documento que establece los cambios normativos para la facturación electrónica. Estos cambios abarcan el documento soporte de adquisiciones, RADIAN y eventos y la recepción de documentos, los cuales vamos a revisar a continuación.
Documento Soporte de Adquisiciones:
Uno de los cambios más relevantes que establece la resolución de la DIAN No. 0167 de 2021, es que el documento soporte de adquisiciones se deberá emitir de manera electrónica, a partir del 2 de mayo del 2022. En ese orden de ideas y teniendo en cuenta los cambios dispuestos por la DIAN, es importante resaltar las principales características del Documento Soporte de Adquisiciones:
- Es un documento soporte de costos y deducciones de impuestos, derivado de la adquisición de un bien/servicio a sujetos no obligados.
- Es emitido por todos los sujetos obligados a facturar electrónicamente.
- A partir del 2 de mayo de 2022, pasa a ser un documento electrónico que debe incluir elementos obligatorios como el formato XML, la firma digital, el CUDS y el código QR.
- El archivo que se emite a la DIAN incluye 2 elementos; el Documento Soporte de Adquisiciones y la nota de ajuste.
- Hay dos opciones para enviar: En el momento en que se lleva a cabo cada una de las operaciones o agrupado semanalmente por proveedor, a más tardar el último día hábil.
- La norma no da la opción de usar Consumidor Final (222222222222), por lo que se debe identificar al proveedor.
- No requiere de procesos de acuse, recibo y aceptación/reclamo
RADIAN y eventos
Radian es el sistema información que permite la trazabilidad de facturas electrónicas como título valor para su negociación. Tanto para poner en circulación un título valor como para reportar posteriores acciones, transacciones, o estados se deben reportar Eventos.
De acuerdo con eso, las únicas facturas electrónicas válidas serán las que estén disponibles en RADIAN. El sistema permitirá la consulta y trazabilidad del documento. Cabe resaltar que este sistema se encarga de controlar la circulación de los títulos registrados, pero no es un sistema de negociación; es decir que no hace compra/venta de dichos documentos.
Por otro lado, en cuanto a los eventos, estos se reportan mediante documentos en formato XML con el título correspondiente al evento. Por ejemplo; endoso, aval, limitación, pago, vencimiento, etc.
Actualmente con los cambios normativos, se definieron dos eventos adicionales que son; notificación al deudor sobre la transferencia de los derechos económicos y pago de la transferencia de los derechos económicos.
Recepción de documentos:
De acuerdo con la normatividad vigente, la recepción de factura de venta y del documento equivalente es una obligación formal del adquiriente que consiste en exigir y recibir la factura de venta y/o los documentos equivalentes por los bienes o servicios adquirido. Para la recepción de documentos, el correo electrónico debe cumplir con las siguientes directrices:
Por otro lado, es importante definir quienes son los actores y cuáles son sus responsabilidades:
Por una parte, tenemos al emisor, que es el encargado de enviar la factura por correo electrónico y recibir los correos de eventos. Debe además firmar digitalmente la factura y almacenar el historial de facturas emitidas.
Por otra parte está el receptor cuya responsabilidad es recibir la factura y enviar los eventos o reclamos correspondientes al emisor. Debe validar la factura recibida y almacenar debidamente las facturas electrónicas emitidas.
La aceptación por parte del receptor es de carácter obligatorio y es el que le otorga validez a ese título valor; es la que le da mérito ejecutivo que es la característica que permite exigir judicialmente la obligación contenida en ese título valor. Además, tendrá un efecto importante de acuerdo con lo establecido en el inciso 10 del artículo 616-1 del estatuto tributario. “La factura de venta electrónica de venta que se expide en una operación de crédito o que se otorgue un plazo para el pago de la misma, se constituirá en soporte de deducciones, e impuestos descontables cuando el adquiriente confirme el recibido de la factura de los bienes o servicios adquiridos, mediante mensaje electrónico remitido por el emisor”.
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