Comité de gestión de crisis: ¿Cómo y por qué crear uno en su empresa?

En esta era digital y en medio de un contexto cambiante, competitivo y globalizado, las empresas se han visto en la necesidad de repensar su funcionamiento, reestructurar sus procesos para que puedan operar de forma remota, etc. Una crisis casi siempre nos toma por sorpresa; lo vimos a lo largo de estos meses en medio de la coyuntura actual y para estos casos es ideal contar con un comité de gestión de crisis para la toma de decisiones. Por ello en este artículo, hablaremos sobre cómo y por qué crear un comité de gestión de crisis en su empresa.

En el ámbito empresarial, sabemos que cualquier empresa, independientemente de su tamaño o segmento, está expuesta a posibles crisis. Incluso los más cautelosos y con una gestión excelente, pueden en algún momento enfrentarse a una situación inoportuna. En el universo conectado en el que vivimos, la información viaja a la velocidad de la luz. Y así como las noticias llegan rápido, la toma de decisiones debe ser acertada y rápida; por ello es necesario tener un equipo preparado dentro de la empresa para saber actuar.

Con la situación del coronavirus, por ejemplo, las empresas necesitaban tomar decisiones rápidamente para garantizar la seguridad y el bienestar de sus empleados y continuar con su operación de la mejor manera posible. Pero, ¿Cómo podemos actuar con rapidez? ¡Teniendo un equipo preparado para afrontar situaciones como esta! Es por eso que un comité de gestión de crisis es tan importante.

A continuación, presentamos los primeros pasos fundamentales para la creación de un comité de gestión de crisis:

¿Cómo crear un comité de gestión de crisis?

En primer lugar, tenga en cuenta los perfiles que se requieren para poder conformar el comité. Debe estar compuesto por personas con experiencia en gestión del cambio y con capacidad de trabajo bajo presión, que tengan una buena visión del mercado y que formen parte de áreas esenciales y diferentes dentro de la empresa. Así, cada uno tendrá una visión diferente y un análisis desde diversos puntos de vista. ¡Esto ayuda a enriquecer la construcción de una decisión!

En segundo lugar, este comité tiene varias responsabilidades. Además de definir las estrategias, es él que marcará el tono de los mensajes para informar a los demás miembros de la organización, sobre las decisiones tomadas, los objetivos y acciones que se deben adoptar, y también establecerá acciones para conservar la normalidad de las operaciones durante el período de crisis.

Además, los portavoces a menudo deben están capacitados para garantizar el flujo, la puntualidad la agilidad y la oportunidad de la información. Por lo tanto, se deben tener en cuenta los siguientes puntos a la hora de elegir a las personas que conformarán el comité. Teniendo en cuenta todos estos puntos, conviene tener en cuenta algunos perfiles “clave” dentro de la organización.

  1. Definir el problema

Comprender el problema en su totalidad es fundamental para identificar la mejor forma de afrontarlo. Investigue, lea y comparta ideas con otros miembros del comité.

  1. Recopilar información relevante

Este es el momento de verificar los hechos, descartar rumores, hablar con quien pueda aclarar dudas sobre el problema y comprender el hecho para definir de la mejor manera posible lo que se hará.

  1. Centralizar la comunicación

Es muy importante que la organización cuente con un vocero para que la información llegue de manera clara y oportuna a todos los sectores para no generar dudas y rumores. Es de destacar que el vocero debe estar capacitado para tener la postura correcta y conocer la mejor forma de responder preguntas a los demás miembros de la compañía.

  1. Mostrar empatía

El silencio puede parecer descuidado, tanto para el público interno como externo. Por tanto, ambos deben contar con información, para que tengan confianza y una percepción de cuidado por parte de la organización. Este es el momento de mostrar una preocupación genuina por los involucrados, escuchar las quejas, aclarar dudas y comunicar las acciones que se hayan tomado para enfrentar una eventual crisis.

  1. Conservar la rutina de trabajo

La organización no debe detenerse mientras gestiona una crisis, ya que la normalidad aporta estabilidad y seguridad.

Por otro lado, resulta esencial incorporar las nuevas tecnologías para hacer frente a las crisis y facilitar la operación de las diferentes áreas y procesos de las compañías.  En este panorama caracterizado por una amplia demanda de soluciones tecnológicas y digitales, resalta el protagonismo de innovaciones como el software de gestión empresarial ERP que, en los últimos años, ha demostrado sus facilidades en torno a la potencialización de los recursos logísticos y operativos; la monitorización periódica de determinadas tareas cruciales y la organización de los deberes, tanto individuales como grupales, que hacen parte de la rutina diaria de una compañía.

En términos generales, las nuevas tecnologías se han convertido en la prueba irrefutable del alcance beneficioso en entornos empresariales. Sin embargo, aunque sus principales beneficios se visualizan a nivel de gestión informática, también han permitido catapultar dentro de las empresas estructuras organizacionales más flexibles, dinámicas y monitorizadas, basadas principalmente en el cooperativismo y la resiliencia logística.

La misión de Novasoft es proveer soluciones robustas y especializadas para impulsar la transformación digital de las empresas. Por ello contamos con un amplio portafolio de soluciones de Software de Gestión Empresarial ERP, Talento Humano y Nómina.

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