A partir de la resolución No. 042 y la No. 1092 de la DIAN, se estableció el cronograma de implementación que empezó a regir el 1 de febrero de 2023, así como los lineamientos legales y tecnológicos para le generación del Documento Electrónico Equivalente POS.
Por eso en este blog vamos a ver qué es el Documento Electrónico Equivalente POS; los criterios de emisión, las características que debe contener para tener validez ante la DIAN y quiénes pueden emitirlo.
De acuerdo con la DIAN, “el Documento Electrónico Equivalente (POS, por sus siglas en inglés: Point Of Sale), es un comprobante o recibo de venta que se genera electrónicamente en un punto de venta” y puede adoptar diversas formas, como u archivo PDF, correo electrónico con los detalles de la transacción o un mensaje de texto con un enlace hacia un recibo en línea. Para que tenga validez, debe contener información esencial como el nombre y la dirección del establecimiento comercial, la fecha y hora de la venta, los productos o servicios adquiridos, los precios unitarios, los impuestos aplicados y el total a pagar.
Cuáles son los criterios para la generación del Documento Electrónico Equivalente POS:
De acuerdo con los criterios definidos por la DIAN, el documento equivalente al P.O.S. en Colombia, según la legislación vigente, debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Debe estar claramente identificado como un documento equivalente al P.O.S.
- Debe incluir los datos del vendedor o prestador del servicio, tales como apellidos, nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria (NIT).
- Es necesario desglosar el Impuesto sobre las Ventas (IVA), el Impuesto Nacional al Consumo y el Impuesto Nacional al Consumo de Bolsas Plásticas, correspondientes a cada bien vendido y/o servicio prestado.
- El documento debe llevar un número consecutivo, siguiendo el sistema de numeración autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).
- Se debe indicar la fecha y hora de expedición del documento.
- Es importante detallar la cantidad, unidad de medida, descripción específica y códigos que permitan identificar los bienes y/o servicios ofrecidos, utilizando códigos que faciliten su identificación y relación.
- El valor total de la operación debe estar claramente especificado en el documento.
- En caso de que el vendedor sea un agente retenedor del Impuesto sobre las Ventas (IVA), un autor retenedor en el Impuesto sobre la Renta y Complementarios, o un gran contribuyente o contribuyente del impuesto unificado bajo el régimen simple de tributación – SIMPLE, esta condición debe ser indicada en el documento.
- Se deben incluir los datos del fabricante del software utilizado, como apellidos, nombre o razón social, NIT y nombre del software.
Quiénes pueden emitir Documento Electrónico Equivalente POS:
- En Colombia, los Documentos Electrónicos Equivalentes POS pueden ser emitidos por los contribuyentes responsables del régimen común del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
- Tanto personas naturales como jurídicas que realicen actividades comerciales o presten servicios sujetos a IVA están obligadas.
- Para poder emitir el Documento Electrónico Equivalente POS se deberá solicitar la resolución de autorización para facturar por sistema P.O.S.
- Se deben tener en cuenta los criterios establecidos en el artículo 10 de la resolución 000042 del 2020
Qué características debe tener el Documento Electrónico Equivalente POS:
De acuerdo con en el artículo 36 de la resolución de la DIAN No. 000042 de 2020, estas son las características para que el Documento Electrónico POS tenga validez:
- El sistema debe permitir la programación, control y ejecución de las funciones propias del punto de venta, como la emisión de tickets, comprobantes, notas de crédito, notas de débito, así como la programación de departamentos, códigos grupos, familias o subfamilias.
- Se debe indicar el departamento al que corresponden los bienes o servicios, así como las tarifas del impuesto sobre las ventas e impuesto nacional al consumo asociadas a cada uno.
- El artículo expuesto al público debe contar con una identificación mediante código de barras u otro tipo de identificación interna.
- Al finalizar cada día, se debe elaborar y conservar en un archivo electrónico el “comprobante informe diario” correspondiente a cada máquina registradora, computadora o cualquier otro dispositivo utilizado para emitir el documento equivalente POS.
- Debe incluirse el valor total de todas las transacciones registradas.
- Se debe indicar el número de serie y la ubicación de cada dispositivo en cada establecimiento de comercio, sede, oficina o lugar donde se realicen actividades económicas.
- El “comprobante informe diario” debe elaborarse en formato electrónico o físico y debe formar parte integral de la contabilidad.
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