Facturación electrónica: Qué es y por qué integrarlo con el ERP para el sector de vigilancia

La implementación de un sistema de facturación electrónica, además de optimizar los procesos de emisión y recepción de facturas, actualmente es un requisito obligatorio que estableció la DIAN mediante la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020. En la era digital, implementar la facturación electrónica es fundamental para que las empresas de vigilancia puedan automatizar sus procesos, disminuir costos y permanecer vigentes en el largo plazo.

Por eso aquí le contamos qué es una factura electrónica, quiénes están obligados a cumplir con este requisito, cuáles son los beneficios de implementar un sistema de facturación electrónica y algunas recomendaciones para que ese proceso sea exitoso.  

 

Qué es una factura electrónica

Una factura electrónica es, ante todo, una factura que tiene como función legal justificar la entrega de bienes o la prestación de servicios, la cual se expide y se recibe en formato electrónico.  

 

Quiénes están obligados a facturar electrónicamente

De acuerdo con la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020, expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, están obligados a facturar electrónicamente:

  • Los responsables del impuesto IVA
  • Los responsables del impuesto nacional al consumo
  • Todas las personas o entidades que tengan calidad de comerciantes, que ejerzan profesiones liberales o presenten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de actividades agrícolas o ganaderas, independientemente de si son contribuyentes o no de los impuestos administrados por la DIAN
  • Comerciantes, importadores o prestadores de servicios o ventas a consumidores finales
  • Tipógrafos, litógrafos que sean responsables del impuesto IVA (*nuevos obligados)
  • Contribuyentes inscritos en el régimen simple de tributación -SIMPLE-

 

Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica

  • Seguridad y rapidez en la emisión de facturas
  • Simplifica procesos administrativos y contables
  • Reduce tiempos, costos operativos
  • Minimiza errores humanos que pueden generar sanciones y multas
  • Permite almacenar la información en la nube, lo que genera accesibilidad.
  • Cumplir con la normatividad tributaria definida por la DIAN

 

Para que el proceso de implementación del sistema de facturación electrónica sea exitoso es importante tener en cuenta las siguientes recomendaciones.

  1. Prepararse para la transformación: La obligatoriedad de la factura electrónica es una realidad para todos los sectores de la economía. Por eso es importante prepararse, actuar desde ahora y asumir los cambios correspondientes.
  2. Revisar procesos internos: Se deben revisar los procesos internos y planificar qué áreas o procesos se integrarán antes, durante y después de la implementación.
  3. Asesorarse por expertos: Es importante verificar que el proveedor de facturación electrónica cuente con experiencia, conocimiento y actualización permanente de acuerdo con la normatividad legal y tributaria.
  4. Consultar el calendario tributario: Validar las fechas y plazos tributarios es fundamental, por lo cual le invitamos a consultar el calendario del año en curso, el cual encontrará en la resolución 000042 del 5 de mayo de 2020

 

Actualmente existen alternativas tecnológicas que facilitan la implementación de la facturación electrónica, reducen tiempos y costos, y garantizan un proceso seguro y confiable. El Software ERP Enterprise Web de Novasoft en alianza con Facture SAS, incluye el módulo de facturación electrónica, lo cual facilita la emisión, el envío, la recepción y el almacenamiento de facturas en la nube. El ERP Enterprise Web de Novasoft es una plataforma de última tecnología, que le permite cumplir con la legislación y acceder en cualquier momento y desde cualquier lugar, utilizando la información en tiempo real.

Para ampliar esta información le invitamos a ver la grabación del webinar “Facturación Electrónica para Empresas de Seguridad”.

 

 

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