Facturas enviadas que pertenezcan al sector público puedan ser identificadas fácilmente: Circular No. 020 de 2021

 

El pasado 12 de abril de 2021, la Administración del SIIF Nación expidió la circular No. 020, a través de la cual puntualizó una serie de recomendaciones para disminuir la devolución de facturas.

 

En ese orden de ideas, en este artículo presentamos dos de las recomendaciones que plantea SIIF Nación, en términos de cómo estructurar el asunto del correo a través del cual se envían las facturas que corresponden a entidades del sector público y una alternativa manual para realizar dicha operación de manera satisfactoria.

 

 

1. Se debe registrar en las notas u observaciones del XML de acuerdo con el orden planteado en dicha circular, con el asunto estándar brindado por la DIAN.

 

Se debe indicar a los proveedores y contratistas con la responsabilidad tributaria de facturar electrónicamente que, por regla general, cuando se emita la factura deberán registrar en las notas u observaciones, en estricto orden, la identificación presupuestal de la entidad adquiriente, los datos del contrato o caja menor y el correo del aprobador de la siguiente manera:

 

 

#$Identificación de la entidad; contrato o identificación de la caja menor que adquiera ByS; correo electrónico del supervisor y/o interventor o del autorizador centralizado#$

Ejemplo:

#$15-03-00-001; Contrato o identificación la caja menor que adquiera ByS; PedroPerez@cremil.gov.co#$

 

 

Como esta factura será remitida por el operador, la solución gratuita o el facturador propio, el asunto que se defina en el correo es el establecido por las normas vigentes en materia de factura electrónica expedidas por la DIAN.

 

Sin esta referencia o si se registra en un orden distinto, no existe forma de identificar a la entidad y al aprobador de la factura y en consecuencia se devolverá automáticamente al emisor.

 

2. La opción Manual

 

En el evento que la factura haya sido devuelta por cualquiera de las causales enumeradas, deben reenviarla al correo “siifnacion.facturaelectronica@minhacienda.gov.co” desde un correo empresarial o personal adjuntando el contenedor de documentos (Factura en PDF y XML) comprimidos con .zip y registrando en el asunto, en estricto orden, la identificación presupuestal de la entidad adquiriente, los datos del contrato o caja menor y el correo del aprobador sin espacios al final, de la siguiente manera:

 

Identificación de la entidad; Contrato o identificación de la caja menor que adquiera ByS; correo electrónico del supervisor y/o interventor o del autorizador centralizado

Ejemplo:

15-03-00-001; Contrato o identificación la caja menor que adquiera ByS; PedroPerez@cremil.gov.co

 

 

Como se observa, la identificación presupuestal de la entidad adquiriente, los datos del contrato o caja menor y el correo del aprobador no tienen los signos #$, por tal razón si los registran en el asunto la factura será nuevamente devuelta.

 

Igualmente se devolverá si no se registran en el orden definido, si no vienen adjuntos el PDF y el XML y si estos se comprimen con una extensión distinta a .zip.

 

Por último y, de acuerdo con la información de la circular 020 de 2021, “los mensajes de devolución hechos por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través de la plataforma de Olimpia IT, no obedecen a un rechazo de la factura, sino a la imposibilidad de identificar la entidad y el supervisor o de tramitar la factura por no anexar el contenedor (factura en PDF y XML) o por comprimirla con una extensión distinta a .zip, razón por la cual se remite al correo del emisor para que se subsanen estas situaciones y sea nuevamente enviada para su trámite”.

 

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