La eficiencia empresarial ya no depende únicamente de trabajar más rápido. También requiere optimizar procesos, reducir tareas manuales y garantizar que cada solicitud avance de manera ordenada y trazable. Cuando una organización gestiona sus actividades mediante correos electrónicos, archivos de Excel, documentos PDF, mensajes de WhatsApp o formatos físicos, aumenta la posibilidad de generar reprocesos, retrasos y pérdida de información.
En este contexto, la automatización de procesos se convierte en una alternativa para mejorar la operación diaria. Precisamente, durante el webinar “Optimice sus procesos diarios y haga más con menos recursos”, organizado por Novasoft, se presentó BPM Senior Flow, una solución que permite transformar procedimientos manuales en flujos digitales con formularios, responsables, tiempos de atención, notificaciones y seguimiento.
¿Qué ocurre cuando los procesos empresariales no están controlados?
Un proceso sin una estructura definida puede operar durante años dependiendo de la experiencia y memoria de determinadas personas. Sin embargo, esta situación genera riesgos a medida que aumenta el volumen de trabajo.
Por ejemplo, una solicitud puede comenzar en un correo electrónico, continuar en una conversación de Teams o WhatsApp y terminar registrada en una hoja de cálculo. Como resultado, no siempre existe claridad sobre quién debe realizar la siguiente actividad, cuándo debe completarla o cuál es el estado real de la solicitud.
Además, cuando un colaborador se ausenta o deja la organización, el conocimiento asociado al proceso puede perderse. De igual manera, ante una auditoría puede resultar difícil demostrar qué ocurrió, quién realizó una acción o cuándo se produjo un cambio.
Por esta razón, automatizar procesos empresariales permite pasar de una gestión basada en seguimiento manual a un modelo estructurado, medible y trazable. Así, el equipo puede dedicar menos tiempo a preguntar por el estado de una solicitud y concentrarse en las actividades que realmente requieren su conocimiento.
¿Qué es BPM Senior Flow?
El BPM (Business Process Management) es una metodología orientada a gestionar y optimizar los procesos de una organización. Su propósito es analizar cómo se realizan las actividades, identificar oportunidades de mejora y establecer una estructura que facilite su ejecución y seguimiento.
En este escenario, BPM Senior Flow permite construir y automatizar procesos mediante un modelador online. Así, las organizaciones pueden definir etapas, responsables, decisiones, formularios y tiempos de atención desde un entorno digital.
Además, la solución incorpora una Central de Tareas, que concentra las actividades y solicitudes en un mismo lugar. De esta manera, cada usuario puede identificar qué debe gestionar, consultar las solicitudes que ha enviado y, según su perfil, supervisar procesos iniciados por otros usuarios.
Por otra parte, BPM Senior Flow puede utilizarse desde diferentes dispositivos y navegadores, facilitando el acceso a los procesos de acuerdo con las necesidades de cada organización.
¿Cómo ayuda a optimizar los procesos diarios?
La automatización no consiste solamente en trasladar un formato físico a una pantalla. En realidad, implica estructurar el proceso para que cada actividad tenga información, responsable y tiempo definidos.
1. Formularios digitales para capturar información completa
Los formularios constituyen el punto de partida de muchos procesos. Con ellos, la organización puede establecer qué información necesita antes de enviar una solicitud a revisión o aprobación.
Asimismo, los campos pueden configurarse como obligatorios y utilizar diferentes tipos de información, como texto, fechas, valores monetarios o respuestas booleanas. También es posible adjuntar documentos de soporte.
Por consiguiente, el formulario ayuda a reducir devoluciones y reprocesos ocasionados por información incompleta, mientras estandariza la manera en que los usuarios realizan sus solicitudes.
Además, convertir formatos que anteriormente se gestionaban en Excel o PDF en formularios web permite establecer una estructura común para la captura de información. De este modo, los datos necesarios para continuar el proceso están disponibles desde el inicio.
2. SLA para controlar los tiempos de atención
Los SLA permiten establecer tiempos determinados para la ejecución de cada tarea. Esto resulta especialmente importante en procesos en los que una demora puede afectar a otras áreas o retrasar una solicitud.
BPM Senior Flow permite configurar el calendario de acuerdo con las condiciones de cada organización, teniendo en cuenta días hábiles, festivos y horarios. Asimismo, es posible definir un plazo específico para cada tarea.
Además, la plataforma envía notificaciones antes, durante y después del vencimiento. Por lo tanto, los responsables cuentan con alertas que facilitan el seguimiento y, al mismo tiempo, la organización obtiene mayor visibilidad sobre el cumplimiento de los tiempos establecidos.
3. Responsables y mecanismos de asignación
Una tarea debe tener un responsable claramente definido. Para ello, BPM Senior Flow contempla diferentes mecanismos de asignación.
Una actividad puede dirigirse a un usuario específico, a un papel o rol definido dentro de la organización o a un grupo de trabajo. Así, las actividades pueden distribuirse de acuerdo con la estructura y las necesidades de cada empresa.
Además, la Central de Tareas permite realizar acciones de gestión sobre solicitudes que se encuentran en curso, como cambiar responsables, modificar fechas de vencimiento o cancelar solicitudes, según los permisos establecidos.
Esto también facilita la gestión de situaciones de contingencia. Por ejemplo, si una persona se encuentra ausente, el responsable de gestión puede realizar los ajustes necesarios para evitar que una actividad quede detenida.
Centralizar las solicitudes mejora la trazabilidad
Uno de los principales retos de los procesos manuales es conocer su estado real. Por ello, contar con una vista centralizada facilita el seguimiento.
La Central de Tareas de BPM Senior Flow permite consultar procesos y solicitudes, además de identificar aquellas actividades que se encuentran pendientes. También ofrece filtros y estados para facilitar la búsqueda de información.
De manera adicional, las solicitudes pueden contar con un historial de observaciones y responsables. Esto permite conocer cómo ha avanzado un trámite y conservar evidencia de las acciones realizadas.
Asimismo, la Central de Tareas cuenta con espacios diferenciados para Tareas, Solicitudes y Gestión. De esta manera, cada usuario puede consultar sus pendientes, revisar los procesos que ha iniciado y, cuando cuenta con los permisos correspondientes, supervisar solicitudes de otros usuarios.
Por lo tanto, la centralización contribuye tanto a la operación diaria como a las necesidades de control y auditoría.
¿Qué procesos se pueden automatizar?
No todos los procesos tienen el mismo potencial de automatización. Sin embargo, existen algunas características que pueden ayudar a identificar candidatos.
En primer lugar, conviene analizar aquellos procedimientos que generan cuellos de botella, tienen un alto volumen de solicitudes o requieren la participación de varias áreas. Asimismo, resulta conveniente considerar procesos que necesitan aprobaciones, seguimiento permanente o comunicación entre diferentes equipos.
Entre los ejemplos presentados durante el webinar se encuentran:
- Compras: solicitudes de compra según monto, creación de proveedores y aprobación de cotizaciones.
- Finanzas: legalización de gastos, anticipos de viaje y aprobación de pagos.
- Comercial y Jurídico: aprobación de descuentos y créditos, revisión de contratos y solicitud de pólizas.
- Operaciones y TI: acceso a equipos, préstamo de accesorios, gestión de cambios y novedades de servicio.
En consecuencia, una organización puede comenzar por procesos repetitivos y de alto volumen para identificar dónde la automatización puede generar mejoras operativas.
Del papel al flujo digital: una transformación progresiva
La digitalización de procesos puede comenzar con procedimientos que actualmente dependen de formatos físicos, Excel o documentos PDF. El objetivo no es únicamente eliminar el papel, sino crear un flujo estructurado que conecte información, responsables, actividades y tiempos de respuesta.
Por ejemplo, una solicitud de préstamo de un accesorio tecnológico puede iniciar con un formulario web en el que se registra el solicitante, el área, el elemento requerido y el tiempo de uso. Posteriormente, la solicitud puede pasar al responsable correspondiente para su revisión y aprobación.
Además, el usuario puede consultar el estado del trámite y los responsables asociados. Así, una actividad que anteriormente podía requerir correos y seguimientos manuales se convierte en un proceso digital con mayor visibilidad.
De igual manera, el aprobador puede tomar decisiones dentro del flujo, como aprobar, rechazar o devolver una solicitud. Como resultado, cada etapa queda integrada al proceso y se reduce la necesidad de realizar seguimientos por diferentes canales.
Hacer más con menos recursos mediante la automatización
Optimizar procesos no significa necesariamente aumentar la cantidad de recursos destinados a una operación. Por el contrario, una estructura automatizada puede ayudar a que los equipos utilicen mejor su tiempo.
Al reducir correos de seguimiento, reuniones de estado y reprocesos, los colaboradores pueden concentrarse en actividades que requieren mayor análisis y conocimiento. Al mismo tiempo, los responsables cuentan con información más clara para gestionar sus pendientes.
Por otra parte, la trazabilidad facilita el control, mientras que la definición de responsables y SLA contribuye a establecer una operación más predecible.
En definitiva, BPM Senior Flow permite transformar procesos manuales en flujos digitales, centralizados y trazables, facilitando la gestión de solicitudes y aprobaciones. De esta manera, las organizaciones pueden avanzar hacia una operación más eficiente, con mayor control sobre sus actividades diarias y capacidad para gestionar mayores volúmenes de trabajo.
La automatización de procesos, por tanto, no debe entenderse únicamente como una herramienta tecnológica. Es también una oportunidad para revisar cómo trabaja la organización, eliminar pasos innecesarios y construir procesos más simples, medibles y escalables.
Así, hacer más con menos recursos significa aprovechar mejor el tiempo de los equipos, reducir actividades de seguimiento y contar con procesos que puedan ser consultados, gestionados y controlados de principio a fin.
Preguntas frecuentes
BPM Senior Flow es una solución para modelar y automatizar procesos empresariales. Permite definir flujos de trabajo, formularios, responsables, tiempos de atención, notificaciones y tareas, facilitando el seguimiento y la trazabilidad de las solicitudes.
BPM Senior Flow ayuda a reducir tareas manuales, reprocesos y tiempos de seguimiento. Además, permite centralizar solicitudes, establecer responsables y SLA, conservar la trazabilidad de las actividades y facilitar el control de los procesos.
Se pueden automatizar procesos de diferentes áreas, especialmente aquellos que tienen un alto volumen de solicitudes, requieren aprobaciones o involucran a varios equipos. Algunos ejemplos son solicitudes de compra, creación de proveedores, legalización de gastos, aprobación de pagos, contratos, pólizas, gestión de cambios y solicitudes de TI.
La Central de Tareas es el espacio desde el cual los usuarios pueden gestionar sus actividades y consultar solicitudes. Permite revisar tareas pendientes, solicitudes realizadas y, según los permisos, supervisar procesos iniciados por otros usuarios.
BPM Senior Flow permite establecer SLA para las diferentes tareas y configurar calendarios de acuerdo con los días hábiles, horarios y festivos de la organización. Asimismo, genera notificaciones relacionadas con los vencimientos, facilitando el seguimiento de los tiempos de atención.
Lecturas recomendadas para potenciar la gestión de su empresa
