La gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo continúa siendo una prioridad para las organizaciones colombianas. Por ello, cada año los empleadores y contratantes deben realizar la autoevaluación de los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), formular el respectivo plan de mejoramiento y efectuar su registro ante las autoridades competentes.
Para la vigencia 2026, el Ministerio del Trabajo recordó esta obligación mediante la Circular 0027 de 2026, estableciendo los lineamientos y plazos que deben cumplir las empresas para evitar incumplimientos y posibles sanciones.
Si su organización aún no ha realizado este proceso o tiene dudas sobre cómo efectuar el registro, es importante conocer los pasos clave para cumplir adecuadamente con esta obligación.
¿Qué es la autoevaluación del SG-SST?
La autoevaluación es un ejercicio mediante el cual las empresas verifican el nivel de cumplimiento de los Estándares Mínimos definidos en la Resolución 0312 de 2019.
Su objetivo es identificar fortalezas, oportunidades de mejora y acciones correctivas que permitan fortalecer el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y garantizar entornos laborales más seguros para los trabajadores.
Esta evaluación forma parte del ciclo de mejora continua del SG-SST y constituye un requisito obligatorio para empleadores públicos, privados y contratantes.
¿Qué debe registrarse en 2026?
Durante 2026 las organizaciones deben reportar:
- La autoevaluación de los Estándares Mínimos correspondiente al año 2025.
- El plan de mejoramiento elaborado a partir de los resultados obtenidos.
- Las acciones definidas para fortalecer el SG-SST durante la vigencia actual.
De acuerdo con el Ministerio del Trabajo, este registro debe realizarse a través de la plataforma habilitada por el Fondo de Riesgos Laborales.
Fecha límite para el registro
Uno de los aspectos más importantes que deben tener en cuenta las empresas es el plazo establecido para cumplir con esta obligación.
La Circular 0027 de 2026 determinó que el registro de la autoevaluación correspondiente al año 2025 y su respectivo plan de mejoramiento deberá realizarse hasta el 31 de julio de 2026.
Realizar el proceso con anticipación reduce riesgos asociados a congestiones en la plataforma o inconsistencias en la información reportada.
Paso a paso para registrar la autoevaluación del SG-SST
1. Realice la autoevaluación de los Estándares Mínimos
El primer paso consiste en aplicar la evaluación correspondiente según el tamaño de la empresa, número de trabajadores y nivel de riesgo.
Es fundamental diligenciar correctamente los criterios definidos en la Resolución 0312 de 2019 para obtener una calificación objetiva del sistema.
2. Analice los resultados obtenidos
Una vez finalizada la evaluación, la organización debe identificar las brechas existentes y determinar cuáles estándares requieren fortalecimiento.
Este análisis permitirá priorizar acciones y orientar adecuadamente los recursos destinados al SG-SST.
3. Elabore el plan de mejoramiento
Con base en los hallazgos encontrados, se debe construir un plan de mejoramiento que incluya:
- Actividades a ejecutar.
- Recursos necesarios.
- Fechas de cumplimiento.
- Indicadores de seguimiento.
El objetivo es garantizar que las oportunidades de mejora identificadas se conviertan en acciones concretas dentro de la organización.
4. Remita la información a la ARL
El Ministerio del Trabajo recuerda que las empresas deben enviar copia de la autoevaluación y del plan de mejoramiento a su Administradora de Riesgos Laborales (ARL), con el fin de recibir observaciones, análisis y recomendaciones técnicas.
5. Ingrese a la plataforma de registro
Posteriormente, la organización deberá acceder a la plataforma del Fondo de Riesgos Laborales:
Plataforma SGRL del Ministerio del Trabajo
Allí se realiza el cargue y registro de la información solicitada por la autoridad laboral.
6. Verifique la información registrada
Antes de finalizar el proceso, es recomendable revisar cuidadosamente los datos ingresados para evitar errores que puedan generar requerimientos posteriores o inconsistencias en el reporte.
Errores frecuentes que deben evitarse
A pesar de ser un procedimiento recurrente, muchas organizaciones continúan cometiendo errores que afectan el cumplimiento normativo.
Entre los más comunes se encuentran:
- Realizar la autoevaluación fuera de los plazos establecidos.
- Registrar información incompleta o inconsistente.
- No elaborar el plan de mejoramiento.
- Omitir el envío de información a la ARL.
- No conservar los soportes documentales del proceso.
- Dejar el registro para los últimos días de vencimiento.
Estos errores no son exclusivos del SG-SST: otras obligaciones del área de talento humano, como el cálculo de los aportes ante la UGPP, también suelen verse afectadas por procesos manuales y plazos ajustados, lo que refuerza la necesidad de contar con sistemas de gestión humana confiables.
La importancia de apoyarse en la tecnología
La gestión documental y el seguimiento de los requisitos del SG-SST pueden convertirse en una tarea compleja cuando se realizan de forma manual. Por esta razón, cada vez más organizaciones optan por un software especializado en SG-SST que permite centralizar la información, controlar fechas clave, administrar evidencias y generar reportes de cumplimiento de forma automática.
La digitalización de estos procesos facilita la trazabilidad de las acciones ejecutadas y mejora la capacidad de respuesta frente a requerimientos normativos.
Cumplimiento y mejora continua: dos objetivos inseparables
La autoevaluación del SG-SST no debe verse únicamente como una obligación legal. También representa una oportunidad para que las organizaciones identifiquen riesgos, fortalezcan sus controles y promuevan ambientes de trabajo más seguros y saludables.
Efectuar la evaluación de manera rigurosa, construir un plan de mejoramiento efectivo y efectuar el registro oportunamente permitirá a las empresas cumplir con la normativa vigente y avanzar en la consolidación de una cultura de prevención y mejora continua.
Con la fecha límite del 31 de julio de 2026 cada vez más cerca, anticiparse al proceso es la mejor estrategia para garantizar un cumplimiento exitoso y evitar contratiempos de última hora.
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Preguntas frecuentes
La obligación aplica para empleadores públicos y privados, así como para contratantes, sin importar el número de trabajadores. Lo que varía según el tamaño de la empresa y el nivel de riesgo es el tipo de estándares mínimos que deben evaluarse, conforme a la Resolución 0312 de 2019.
El incumplimiento del plazo establecido en la Circular 0027 de 2026 puede derivar en investigaciones administrativas por parte del Ministerio del Trabajo y eventuales sanciones, además de generar inconsistencias frente a auditorías o visitas de inspección.
Sí. El Ministerio del Trabajo establece que, además del registro en la plataforma del Fondo de Riesgos Laborales, las empresas deben remitir copia de la autoevaluación y el plan de mejoramiento a su Administradora de Riesgos Laborales para recibir observaciones y recomendaciones técnicas.
Debe incluir las actividades a ejecutar, los responsables de cada una, los recursos necesarios, las fechas de cumplimiento y los indicadores de seguimiento, de manera que las oportunidades de mejora identificadas se traduzcan en acciones concretas y verificables.
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