Se aproxima la liquidación de la prima legal de servicios y existen riesgos inherentes que pueden materializarse en la medida en que no se usen las herramientas adecuadas, no se cuente con controles apropiados o el personal no posea el conocimiento requerido.
Es por ello que en este blog vamos a hacer una revisión de los antecedentes jurídicos, el cálculo de la prima legal de servicios, fechas para el pago y criterios para la reliquidación, posibles sanciones y tratamiento diferencial en la retención en la fuente.
1.Antecedentes jurídicos
La prima legal de servicios corresponde a una prestación social. De acuerdo con la Ley 1788 de 2016, el empleador está obligado a pagar a su empleado, la prestación social denominada prima de servicios que corresponde a 30 días de salario por año, se reconocerá en dos pagos; la mitad a más tardar el 30 de junio y la otra mitad a más tardar el 20 de diciembre. Su reconocimiento se hará por todo el semestre o proporcionalmente al tiempo trabajado.
2.Fórmula para el cálculo de la prima legal de servicios:
Para liquidar la prima se utiliza la siguiente fórmula:
Por otro lado, a continuación se detallan los criterios del factor 1, 2 y 3:
Factor 1: días laborados
- Días laborados
- Descansos remunerados
- Días de suspensión del contrato en los casos en que aplique
- Interrupciones contractuales (incapacidades, licencias, vacaciones, descansos remunerados)
Factor 2: Salario base de liquidación
El artículo 306 del código del Código Sustantivo de Trabajo, indica que es un salario adicional. Además incluye otros ingresos a tener en cuenta como vacaciones, incapacidades, licencias remuneradas, etc.
Factor 3: Periodo de cotización
Se deberá usar el sistema de calendario (días laborales exactos) o el sistema de aproximación estándar (30 días).
2.Fechas para el pago:
La Ley indica que se liquida el pago en 2 pagos la mitad a más tardar el 30 de junio y la segunda mitad a más tardar el 20 de diciembre.
En algunos casos será necesario hacer reliquidación cuando por ejemplo, el trabajador percibe salario variable (comisiones, bonificaciones, incentivos), o en los casos en que aplique el pago de horas extras y recargos. Por otra parte la relquidación deberá hacerse en el periodo en el cual se han causado estas variaciones salariales.
3.Sanciones por incumplimiento
Este es quizá uno de los temas fundamentales para la liquidación de la prima ya que podría traducirse en un incidente crítico. Los errores en los cálculos para la liquidación, la reliquidación y los pagos extemporáneos pueden generar multas y sanciones.
En ese orden de ideas, los pagos extemporáneos generan una indemnización moratoria, dado que en el derecho laboral podría entenderse como un incumplimiento del acuerdo contractual por parte del empleador y de las obligaciones adquiridas en relación con el trabajador.
4.Métodos de retención en la fuente
Es importante resaltar que se debe asignar un tratamiento diferencial para la retención en la fuente sobre la prima legal de servicios.
- En el método 1. Se toman los ingresos gravados del mes sin prima, se depuran los ingresos, se eliminan los ingresos no constitutivos de retención, las deducciones especiales, las rentas exentas por aportes, la renta exenta del 25%. Y paralelamente los ingresos correspondientes de la primas se depuran, se elimina del cálculo los ingresos no constitutivos de retención, las rentas exentas por aportes con la prima, la retención exenta del 25% y ello da como resultado la base de retención.
- En el método 2. Se toma el total de ingresos del mes incluidos los ingresos por prima y se aplica el mismo tratamiento a partir del cual se depuran se depuran los ingresos, se eliminan los ingresos no constitutivos de retención, las deducciones especiales, las rentas exentas por aportes, la renta exenta del 25% y este cálculo da como resultado la base de retención en la fuente.
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