Nomina Electrónica 2021: un paso mas hacia la transformación digital

El pasado 17 de diciembre, la DIAN emitió un borrador del Proyecto de Resolución para la emisión de la Nómina Electrónica. Este borrador, ha generado múltiples inquietudes desde el punto de vista jurídico, tributario y operativo.

En ese orden de ideas, en este artículo abordaremos los antecedentes normativos, los conceptos, los elementos que debe contener el documento de soporte de pago de Nómina Electrónica, así como el proceso y el calendario para la implementación. 

Antecedentes Normativos: 

Este proyecto de Nómina Electrónica está relacionado con el proyecto de Facturación Electrónica de la DIAN. El propósito de dicha entidad es que los documentos que habitualmente se emiten en las organizaciones sean transmitidos de manera digital a sus sistemas de información, para efectos de control tributario, fiscalización y evasión de impuestos.

Tenemos el decreto 358, del 5 de marzo de 2020, en el cual la DIAN incluyo dos parágrafos que están directamente relacionados:

Parágrafo 6: El sistema de Facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y servicios. También es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, exportaciones, importaciones y pagos a favor de no responsables de impuesto sobre las ventas IVA.

Parágrafo transitorio 2: La DIAN establece el calendario y los sujetos obligados a facturar que deben iniciar la implementación de la Factura Electrónica durante el año 2020, así como los requisitos técnicos de la factura electrónica para su aplicación específica en los casos de venta de bienes y servicios, pago de nómina, importaciones, exportaciones, pagos al exterior, entre otros.

implementación de la Nómina Electrónica. La versión definitiva aún no ha sido publicada.

Conceptos y definiciones:

• Anexo técnico: es un documento, elaborado por la DIAN, que contiene la descripción de las características, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos para la generación, transmisión, validación, disposición del documento de pago de la Nómina Electrónica y las notas de ajuste del citado documento.
• Beneficiarios del pago: Se entiende como beneficiario a las personas naturales vinculadas mediante una relación laboral, legal y reglamentaria y los pensionados, en relación con esta actividad.
• Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y descontables en el impuesto sobre las ventas – IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total, diferencia de estos.
• Nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Son documentos que constituyen el medio por el cual se realizan ajustes al documento de soporte de pago de la nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido y que el sujeto obligado deberá corregir, cumpliendo con los términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la DIAN.
• Sujeto obligado a generar, transmitir y validar el documento de soporte de pago de nómina y las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica: Los sujetos obligados a generar, transmitir y validar el documento de soporte de pago de la nómina y los ajustes del citado documento, son aquellos contribuyentes que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria y por pagos a los pensionados, que requieran soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios.

¿Qué elementos debe contener el documento de soporte de pago de Nómina Electrónica?

• Debe estar denominado expresamente como documento de soporte de pago de nómina electrónica.
• Apellidos y nombres o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT.
• Apellidos, nombres y número de identificación del beneficiario.
• El Código Único de Documento de Soporte de Pago de Nómina Electrónica – CUNE.
• Llevar el número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el sujeto de que trata el artículo 4 de esta resolución.
• Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina, conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica”.
• Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica”.
• El valor total de la diferencia, que corresponde al valor total devengado de nómina electrónica, menos el valor total de deducidos de nómina.
• El contenido del el “Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica” establecido en el artículo 20 de esta resolución, en relación con la información y contenido de que trata dicho artículo.
• El medio de pago que el sujeto de que trata el artículo 4 de dicha resolución utiliza, para hacer entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario de pago, conforme a lo establecido en el “Anexo técnico documento soporte de pago de Nómina Electrónica”.
• Fecha y hora de generación.
• La firma digital del sujeto de que trata el artículo 4 de la presente resolución, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la DIAN, al momento de la generación, así como el elemento para garantizar la autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
• Apellidos y nombres o razón social y Número de Identificación Tributaria NIT, del fabricante de software, el nombre del software y del proveedor de soluciones tecnológicas.