El 11 de febrero de 2021, la DIAN expidió la Resolución 013, mediante la cual se estableció la obligación de emitir el documento soporte electrónico del pago de nómina. Desde entonces, las organizaciones se han enfrentado a retos relacionados con la interpretación jurídica, el calendario de implementación, los procesos de transmisión, las posibles contingencias y las sanciones por incumplimiento.
En este artículo encontrará una revisión conceptual de la nómina electrónica y sus principales implicaciones en el ámbito tributario y empresarial.
La nómina electrónica en el ecosistema de facturación
La nómina electrónica forma parte del ecosistema de facturación electrónica, que agrupa los documentos electrónicos que soportan operaciones de bienes y servicios. La DIAN implementó este mecanismo para unificar información, mejorar la trazabilidad fiscal y aumentar la eficiencia en declaraciones como renta y retención en la fuente.
El marco legal se encuentra en el artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que amplía el alcance del sistema de facturación electrónica a operaciones como pagos de nómina, exportaciones e importaciones.
Marco técnico de la nómina electrónica
La Resolución 013 de 2021 definió el documento soporte de nómina electrónica y las notas de ajuste derivadas. Estos documentos sirven de soporte para:
- Costos y deducciones en renta.
- Impuestos descontables en el IVA (cuando aplique).
- Valores devengados, deducciones y el valor total resultante.
Asimismo, la norma estableció el proceso de transmisión a la DIAN, que debe cumplirse bajo parámetros técnicos y tecnológicos específicos.
Conceptos relevantes a tener en cuenta
Para comprender la nómina electrónica, es importante considerar conceptos clave como:
- Realización del ingreso: momento en que se entiende percibido un ingreso fiscalmente.
- Empleados no obligados a llevar contabilidad: los ingresos se realizan cuando se reciben efectivamente.
- Empresas obligadas a llevar contabilidad: los ingresos se entienden realizados cuando se devengan contablemente, aunque no se hayan recibido.
- Auxilio de cesantías e intereses: se entienden realizados en el momento del pago o de la consignación en el fondo.
Sanciones por no transmitir la nómina electrónica
No transmitir la nómina electrónica puede tener consecuencias como:
- No deducibilidad del gasto.
- Aplicación del artículo 651 del Estatuto Tributario.
- Invalidez de documentos que no se ajusten a los parámetros de la DIAN.
El incumplimiento puede derivar en sanciones económicas y en la pérdida de beneficios fiscales.
De acuerdo con la normatividad, la nómina electrónica:
- Soporta la deducibilidad de los gastos.
- Se genera con periodicidad mensual, independientemente de la frecuencia de pago.
- No equivale al desprendible de nómina.
- Debe reportar pagos o abonos en cuenta, incluyendo valores devengados.
- Tiene un tratamiento particular en cesantías, que se deducen en el año en que se causan.
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