A partir de la Resolución 000042 de 2020 y la Resolución 1092 de 2022 de la DIAN, se definió el cronograma de implementación del Documento Electrónico Equivalente POS, el cual empezó a regir el 1 de febrero de 2023. Estas resoluciones establecen los lineamientos legales y tecnológicos para su generación, emisión y validez.
En este artículo encontrará qué es el Documento Electrónico Equivalente POS, cuáles son los criterios de emisión, qué características debe contener para tener validez y quiénes están autorizados para emitirlo.
¿Qué es el Documento Electrónico Equivalente POS?
De acuerdo con la DIAN, el Documento Electrónico Equivalente POS es un comprobante o recibo de venta que se genera electrónicamente en un punto de venta. Puede adoptar diversas formas, como un archivo PDF, un correo electrónico con los detalles de la transacción o un mensaje de texto con un enlace hacia el recibo en línea.
Para que este documento tenga validez, debe incluir datos esenciales como:
- Nombre y dirección del establecimiento comercial.
- Fecha y hora de la venta.
- Descripción de los productos o servicios.
- Precios unitarios y valores totales.
- Impuestos aplicados.
Criterios para la emisión del Documento Electrónico Equivalente POS
Según lo dispuesto por la DIAN, este documento debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Estar identificado claramente como documento equivalente POS.
- Incluir datos del vendedor o prestador del servicio (nombre o razón social y NIT).
- Desglosar los impuestos correspondientes (IVA, Impuesto Nacional al Consumo y Bolsas Plásticas).
- Contar con numeración consecutiva autorizada por la DIAN.
- Incluir fecha y hora de expedición.
- Describir cantidad, unidad de medida, códigos e identificación de productos o servicios.
- Indicar valor total de la operación.
- Registrar condición de agente retenedor, gran contribuyente o régimen SIMPLE, si aplica.
- Incluir datos del fabricante del software (nombre, NIT y software utilizado).
¿Quiénes pueden emitir Documento Electrónico Equivalente POS?
En Colombia, este documento puede ser emitido por personas naturales o jurídicas responsables del régimen común del IVA, siempre que cuenten con la resolución de autorización para facturar por sistema POS.
Características del Documento Electrónico Equivalente POS
Según el artículo 36 de la Resolución 000042 de 2020, el Documento Electrónico Equivalente POS debe:
- Permitir programación, control y emisión de tickets, comprobantes, notas débito y crédito.
- Asociar bienes y servicios a departamentos y tarifas de impuestos.
- Incluir identificación mediante código de barras u otro sistema.
- Generar un “comprobante informe diario” de todas las transacciones registradas.
- Incluir número de serie y ubicación de cada dispositivo usado para la emisión.
- Conservar dicho comprobante en formato electrónico o físico como parte de la contabilidad.
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