El pasado 17 de diciembre, la DIAN emitió un borrador del Proyecto de Resolución para la emisión de la Nómina Electrónica. Este documento ha generado múltiples inquietudes desde el punto de vista jurídico, tributario y operativo.
En este artículo abordaremos los antecedentes normativos, los conceptos clave, los elementos del documento soporte de nómina, el proceso y el calendario para su implementación.
Antecedentes normativos
Este proyecto está estrechamente relacionado con el sistema de Facturación Electrónica de la DIAN. Su propósito es que los documentos emitidos por las organizaciones se transmitan digitalmente a los sistemas de información de la entidad. Esto facilita el control tributario, la fiscalización y la lucha contra la evasión de impuestos.
El Decreto 358 del 5 de marzo de 2020 introdujo dos parágrafos relevantes:
- Parágrafo 6: Aplica la facturación electrónica no solo a ventas de bienes y servicios, sino también a pagos de nómina, exportaciones, importaciones y pagos a personas no responsables del IVA.
- Parágrafo transitorio 2: La DIAN establece el calendario de implementación y los requisitos técnicos de la facturación electrónica, incluyendo su uso para la nómina.
Conceptos clave
A continuación, presentamos los conceptos fundamentales que acompañan esta implementación:
- Anexo técnico: Documento elaborado por la DIAN que define las características técnicas del proceso.
- Beneficiarios del pago: Personas vinculadas mediante relación laboral o pensionados.
- Documento soporte de nómina electrónica: Documento que respalda costos, deducciones e IVA relacionados con la nómina.
- Nota de ajuste: Permite corregir errores aritméticos o de contenido en el documento soporte.
- Sujetos obligados: Contribuyentes que pagan nómina y desean soportar deducciones en renta o IVA.
¿Qué debe contener el documento de soporte?
El documento de nómina electrónica debe incluir los siguientes elementos:
- Denominación como “documento de soporte de pago de nómina electrónica”.
- Identificación del emisor y del beneficiario (nombres, apellidos, NIT).
- CUNE (Código Único de Nómina Electrónica).
- Numeración interna.
- Valores devengados y deducidos.
- Valor total resultante.
- Medio de pago utilizado.
- Fecha y hora de generación.
- Firma digital del emisor.
- Información del software y proveedor tecnológico.
¿Cómo se implementa la Nómina Electrónica?
El proceso se divide en cuatro etapas:
- Generación: Adecuación del software de nómina.
- Transmisión: Contratación del operador autorizado.
- Validación: Aprobación en la plataforma de la DIAN.
- Publicación: Generación de la representación gráfica.
Calendario de implementación
La DIAN estableció un calendario progresivo para la implementación de esta obligación, dependiendo del número de empleados de cada empresa. Este calendario aún está sujeto a modificaciones hasta que se publique la versión definitiva de la resolución.
NOVASOFT se prepara para la Nómina Electrónica
NOVASOFT SAS conformó un equipo de trabajo especializado para cumplir con esta nueva normativa. Participó en la evaluación del borrador de resolución y envió observaciones a la DIAN. Actualmente, realiza los ajustes necesarios en sus aplicaciones, aunque no liberará una versión final hasta conocer el documento definitivo.
Además, trabaja de la mano con tres operadores tecnológicos autorizados para garantizar una integración exitosa y ofrecer una solución integral a sus clientes.
Novasoft, aliado estratégico en transformación digital
El proyecto de Nómina Electrónica hace parte de las iniciativas de NOVASOFT para:
- Simplificar procesos.
- Aumentar la seguridad de la información.
- Automatizar operaciones clave.
El Software de Nómina Novasoft, robusto y especializado, permite automatizar procesos de liquidación de forma segura, confiable y 100% en la nube. Esto garantiza un cumplimiento eficaz de los cambios normativos y tributarios.