Aviso de Privacidad de Datos Personales
El presente Aviso de Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales NOVASOFT S.A.S, identificada con N No. 800.028.326-1 y con domicilio en la Av. Carrera 45 No. 108 – 27, Torre 1 Oficina 1402 Edificio Paralelo 108 en la ciudad de Bogotá D.C., en cumplimiento 1581 de 2012 y demás normas concordantes, es responsable del tratamiento de sus datos personales.
1. Tratamiento y Finalidad:
El presente Aviso de Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales NOVASOFT S.A.S, identificada con N No. 800.028.326-1 y con domicilio en la Av. Carrera 45 No. 108 – 27, Torre 1 Oficina 1402 Edificio Paralelo 108 en la ciudad de Bogotá D.C., en cumplimiento 1581 de 2012 y demás normas concordantes, es responsable del tratamiento de sus datos personales.
El tratamiento que realizará NOVASOFT A.S con la información personal será el siguiente: La recolección, almacena circulación o supresión de datos.
Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de NOVASOFT S.A.S
- Para manejar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores, aliados, distribuidores y empleados.
- Para realizar procesos de selección de empleados, evaluación, visitas domiciliarias y vinculación laboral. El tratamiento de los datos personales se realizará para la vinculación, gestión de desempeño de funciones y comunicaciones, retiro o terminación de las relaciones jurídicas que tenga con sus empleados, ex empleados, aspirantes a cargos practicantes, pasantes, entre otros.
- El tratamiento de datos personales específicamente para los empleados de la empresa, se efectuará no solo para los procesos de selección y vinculación, sino también para desarrollar todo tipo de programas de formación y capacitación que potencien el desempeño de dicho personal. Por otra parte, los datos personales podrán ser utilizados para la apertura y desarrollo de los procesos disciplinarios a que haya lugar, según los reglamentos establecidos.
- Para registrar información de los empleados y familiares activos e inactivos durante y posterior a la relación laboral.
- Evaluación de estado de salud, de riesgos psicosociales, laborales, entre otros.
Adelantar las actividades propias del sistema de salud ocupacional, incluyendo las relacionadas con aptitud visual, auditiva, respiratoria, estado de salud, sistema de vigilancia epidemiológica y riesgos. - Adelantar planes de mejoramiento y desarrollo de competencias.
- Mantener registros de enfermedades y programas de salud laboral
Cumplir con las leyes vigentes, incluyendo las relativas a salud y seguridad social, lo cual incluye órdenes judiciales o administrativas que involucren o afecten Empleados. - Envío a las entidades de pago o gestión de nómina y beneficios, incluyendo aspectos salariales, no salariales, pago de auxilios, beneficios y aportes.
- Certificación a terceros por solicitud del trabajador o por solicitud de las entidades del Sistema de Seguridad Social Integral, juzgados, autoridades, ICBF, cooperativas, empresas de libranzas y otros.
- Transferencia de datos a empresas que prestan servicios de apoyo clínico, exámenes de salud ocupacional y otros.
Pago de nómina, prestaciones sociales y cualquier emolumento laboral. - Administrar todos los aspectos de la relación laboral con el Empleado, lo cual incluye, entre otros, nómina, beneficios, viajes corporativos y otros gastos reembolsables,
- capacitación y desarrollo, control de asistencia, evaluación de desempeño, procesos disciplinarios y de reclamos, y otros procesos administrativos generales y relacionados con recursos humanos.
- Recibir, evaluar, contactar, analizar, corroborar, las solicitudes de empleo o las allegadas por convocatorias, junto con sus documentos.
- Enviar y/o compartir las hojas de vida y documentación soporte con clientes y/o aliados, para explorar posibles contrataciones de orden laboral o de cualquier orden.
- Para fortalecer la relación con sus clientes a través de la prestación de los servicios de implementación, actualización y soporte, el envío de información relevante de productos y servicios, la toma de pedidos, la atención de quejas y reclamos, la evaluación de la calidad del servicio, realizar encuestas, y la invitación a eventos organizados o patrocinados por Novasoft S.A.S, entre otros.
- Efectuar el proceso de conocimiento y debida diligencia.
- Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a Compañías de seguros, asesores jurídicos, autoridades fiscales, autoridades administrativas, autoridades judiciales, y proveedores o terceros en operaciones conjuntas que procesen, administren o utilicen la información, para la ejecución de contratos, ordenes de servicios o de compras, o acuerdos suscritos con Novasoft S.A.S.
- Cumplimiento de todo tipo obligaciones en el marco de contratos, ordenes de servicios, negocios jurídicos de cualquier tipo o relaciones comerciales, con contratistas, empleados, clientes, proveedores y/o aliados.
- Creación, registro, evaluación y revaluación como proveedor, contratista, aliado o cliente de Novasoft S.A.S.
- Para la selección y evaluación de sus proveedores y la invitación a eventos organizados o patrocinados por Novasoft S.A.S, entre otros.
- Enviar al correo físico, electrónico, dispositivo móvil vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio de comunicación existente o que llegare a existir, información institucional, publicitaria o comercial sobre los servicios de Novasoft S.A.S sus socios comerciales, aliados, proyectos o eventos en los cuales participa y son invitados.
- Prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
- Para la consulta de información financiera e historia crediticia de clientes, proveedores, aliados o distribuidores y el reporte a centrales de información respecto de sus deudores.
- Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
- Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
- Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, empleados, accionistas, usuarios, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.
- Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los autoridades y organismos de control y trasmitir los Datos Personales a las demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales, incluyendo las autoridades tributarias como la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia (DIAN), las autoridades cambiarias como el Banco de la República y administrativas del nivel nacional, departamental o municipal.
Administrar sistemas de información, contabilidad, facturación y auditorías, procesamiento y verificación de medios de pago, registro contable y control de pagos, liquidación y reportes de impuestos, tasas, contribuciones y/o beneficios.
Transferir y/o transmitir la información recolectada a distintas áreas de Novasoft S.A.S cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones (recaudo de cartera y cobros administrativos, tesorería, contabilidad, analítica y estadísticas, inteligencia de negocios, análisis de riesgos, seguridad, entre otros). - Transferir datos personales dentro y fuera del país a empresas y/o aliados, con los que se tengan acuerdos comerciales y/o de colaboración, con Novasoft S.A.S para cumplir con las regulaciones antilavado de activos que le aplican.
- Para la implementación de los requisitos exigidos por la normativa y la ejecución de los programas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Para todo tipo de actividades de cobranza, recaudo, consultas, verificaciones, control y habilitaciones de medios de pagos. Así mismo, se utilizarán para el pago de empleados, proveedores y contratistas.
- El tratamiento de datos personales se realizará para adelantar todo el proceso de compras de bienes y servicios.
- El tratamiento con cámara de video se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones.
- Dar respuesta a consultas peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares de datos personales.
- Las demás finalidades que Novasoft SAS en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales determine, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas internas de la empresa y que sean comunicados a los titulares mediante la presente política.
NOVASOFT S.A.S. podrá:
- Conocer, ordenar, catalogar, clasificar almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente, las veces que considere necesario para cumplir a cabalidad con las finalidades expuestas.
- Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente.
- Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
- Estudiar, procesar, tratar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los titulares para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de afiliación, servicio, administración, seguridad o atención.
- En caso de que Novasoft S.A.S. no tenga la capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, mediando notificación previa a los titulares de los datos recopilados. En este caso, el tercero será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.
2. Derechos del Titular:
Como titular de sus datos personales Usted tiene derecho a:
- Conocer los Datos Personales sobre los cuales Novasoft S.A.S está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a Novasoft S.A.S para el Tratamiento de sus Datos Personales.
- Ser informado por Novasoft S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
- Solicitar a Novasoft S.A.S la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de estos, mediante la presentación de un reclamo. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y Novasoft S.A.S, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
- Titular tiene derecho a optar por no suministrar cualquier dato personal sensible solicitado por relacionado, entre otros, con datos sobre su origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derecho humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométrica o datos de salud.
- Acceder de forma gratuita e incondicional a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
3. Mecanismos Para Conocer La Política De Tratamiento:
El Titular puede acceder a nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual se encuentra publicada en la página web www.novasoft.com.co o podrá solicitarla por medio de comunicación dirigida a Novasoft S.A.S Av. Carrera 45 No. 108 – 27, Torre 1 Oficina 1402 Edificio Paralelo 108, Bogotá D.C., Colombia o solicitud presentada al correo electrónico protecciondedatos@novasoft.com.co.