El 11 de febrero de 2021, la DIAN emitió la resolución No. 013, mediante la cual estableció el requisito de emisión del documento soporte electrónico del pago de nómina. A partir de esa fecha, han transcurrido varios meses a lo largo de los cuales se han generado múltiples retos alrededor de la interpretación jurídica, los cambios en el calendario de implementación, el proceso de transmisión, posibles contingencias y sanciones por incumplimiento, entre otros.
Es por ello que en este blog realizaremos una revisión desde el punto de vista conceptual de la nómina electrónica, antes del cierre del año 2022.
En el contexto de las dinámicas comerciales y tributarias, hay un concepto denominado “ecosistema de la facturación electrónica”, en el cual coexisten los documentos electrónicos que soportan el intercambio de bienes y servicios entre personas naturales y jurídicas. En ese orden de ideas, la DIAN se ha enfocado en sistematizar los procesos de facturación a través de mecanismos electrónicos para efectos de trazabilidad fiscal. En ese orden de definió también el soporte electrónico para el pago de la nómina, toda vez que le permite al sistema unificar la información, generar seguimiento y obtener mayor eficiencia en materia de declaraciones de renta, retención en la fuente, entre otros, todo ello amparado en el marco legal del parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario; mediante el cual se establece que “El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas -IVA”-.
A partir de la resolución 013 del 11 de febrero de 2021, la DIAN estableció el marco técnico de la nómina electrónica:
De acuerdo con el artículo 2 – Documento soporte de pago de nómina electrónica. “…el sistema de facturación electrónica es aplicable a los pagos de nómina, de los cuales se genera el documento soporte de pago de nómina electrónica y las notas de ajuste que se derivan del citado documento; constituye el soporte de los costos y deducciones en el Impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionado con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador, y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos.”
Y del mismo modo, la resolución 013 define el proceso de transmisión de la nómina electrónica:
¿Son obligatorios los conceptos de la DIAN?
La ley 1943 de 2018 derogó el art. 264 de la Ley 223 de 1995 que señalaba que conceptos Dian constituían interpretación oficial para los funcionarios de la entidad y aunque no eran obligatorios para los contribuyentes, sí eran un criterio auxiliar de interpretación de la norma tributaria y la actuación surtida bajo su amparo no podía ser objetada por la administración. Así pues, la principal modificación de la reforma del 2018 consiste en que los contribuyentes sólo pueden sustentar sus actuaciones con base en la Ley.
Conceptos relevantes a tener en cuenta:
Algunos conceptos fundamentales para tener en cuenta en términos del documento soporte de nómina electrónica:
- Realización del ingreso: Momento en que se entiende percibido un ingreso para efectos fiscales.
- Realización del ingreso para no obligados a llevar contabilidad (Empleados): Se entienden realizados los ingresos cuando se reciben efectivamente en dinero o en especie, en forma que equivalga legalmente a un pago, o cuando el derecho a exigirlos se extingue por cualquier otro modo legal distinto al pago, como en el caso de las compensaciones o confusiones. (El concepto de cesantías constituye una excepción).
- Realización del ingreso para no obligados a llevar contabilidad (Empresa): Para los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad, los ingresos realizados fiscalmente son los ingresos devengados contablemente en el año o período gravable, aun cuando no se haya recibido el pago.
Los ingresos por concepto de auxilio de cesantías y los intereses sobre cesantías, se entenderán realizados en el momento del pago del empleador directo al trabajador o en el momento de consignación al fondo de cesantías. El tratamiento aquí previsto para el auxilio de cesantías y los intereses sobre cesantías, dará lugar a la aplicación de la renta exenta que establece el numeral 4 del artículo 206 del Estatuto Tributario, así como al reconocimiento patrimonial, cuando haya lugar a ello.
En el caso del auxilio de cesantía del régimen tradicional del Código Sustantivo del Trabajo, contenido en el Capítulo VII, Título VIII, parte primera, y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen, se entenderá realizado con ocasión del reconocimiento por parte del empleador. Para tales efectos, el trabajador reconocerá cada año gravable, el ingreso por auxilio de cesantías, tomando la diferencia resultante entre los saldos a treinta y uno (31) de diciembre del año gravable materia de declaración del impuesto sobre la renta y complementarios y el del año inmediatamente anterior. En caso de retiros parciales antes del treinta y uno (31) de diciembre de cada año, el valor correspondiente será adicionado.
Sanciones por no transmitir:
La no transmisión de la nómina electrónica podría implicar las siguientes sanciones
- No deducibilidad del gasto
- Aplica el artículo 651 del Estatuto Tributario: “…Por lo tanto, en el evento en que se deba realizar ajustes al documento soporte de pago de nómina electrónica, por errores aritméticos o de contenido, y el sujeto obligado no genere y transmita para su posterior validación la respectiva nota de ajuste con las correcciones o ajustes pertinentes, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señale la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, dicho documento no será válido para soportar costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y los pensionados a cargo del empleador.Lo anterior, sin perjuicio del nuevo marco sancionatorio dispuesto en el inciso tercero del artículo 616-1 del Estatuto Tributario, modificado por el artículo 13 de la Ley 2155 de 2021.
Conclusiones:
A partir de lo expuesto anteriormente y analizando la normatividad de la resolución 013 de la DIAN; podemos concluir que:
- La nómina electrónica es para soportar el gasto deducible.
- En la nómina se aportan los pagos o abonos en cuenta.
- La nómina electrónica no se asimila al desprendible de nómina y los valores de estos documentos podrán no coincidir.
- Un concepto de pago se debe transmitir en nómina electrónica cuando se paga o abona en cuenta (Se hace énfasis en este último concepto que se asimila al de causar para efectos contables y fiscales).
- Según lo anterior es coherente que se reporten en nómina electrónica los valores devengados contablemente (criterio que solo se acepta aplica en cesantías).
- En el impuesto de renta las cesantías se deducen en el año en que se causan por disposición legal (criterio contrario al que se aplica al elaborar el CIR).
- La periodicidad del documento soporte de nómina se genera mensual, independientemente de que los pagos tengan una periodicidad distinta y que se debe acumular mensualmente la información.
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